À la clôture de chaque exercice comptable, les entreprises sont légalement tenues de procéder au dépôt des comptes annuels auprès du greffe du tribunal de commerce. Soumise à des délais précis, cette démarche est nécessaire pour garantir la transparence de la comptabilité d’une entreprise. En cas de non-respect de cette obligation, des sanctions sont prévues. Découvrez la définition du dépôt des comptes annuels, les entreprises concernées, ainsi que la procédure à suivre.
Qu’est-ce que le dépôt des comptes annuels ?
Le dépôt des comptes désigne la formalité par laquelle une entreprise transmet ses comptes, à la fin de chaque exercice annuel, au greffe du tribunal de commerce compétent.
Après leur dépôt, les comptes annuels sont publiés au Bodacc (Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales). Cette publication sert à garantir la transparence des comptes et permet aux tiers (clients, fournisseurs, organismes bancaires, actionnaires…) d’accéder aux informations relatives à la santé financière et à la solvabilité de l’entreprise.
Régi par les articles L. 232-21 à L. 232-26 du Code de commerce, le dépôt des comptes annuels est une obligation légale.
Qui est concerné par le dépôt des comptes ?
À l’exception de quelques entités (dont les sociétés civiles immobilières), la majorité des sociétés sont soumises à l'obligation de dépôt des comptes. Les entreprises concernées comprennent les :
- sociétés à responsabilité limitée (SARL et EURL) ;
- sociétés par actions (SA, SAS, SASU et SCA) ;
- sociétés en nom collectif (SNC) ;
- sociétés en commandite simple (SCS) ;
- sociétés d’exercice libéral (SELARL, SELAS, SELAFA, SELCA) ;
- sociétés de participation financière de professions libérales (SPFPL) ;
- sociétés commerciales étrangères ayant leur siège social situé à l’étranger, mais disposant d’une succursale en France ;
- coopératives agricoles et unions coopératives agricoles (à partir de certains seuils) ;
- sociétés européennes (SE) ayant leur siège social en France.
Quand les entreprises doivent-elles déposer leurs comptes ?
Les comptes annuels des entreprises doivent obligatoirement être déposés dans un délai d’un mois après l'approbation des comptes par l’Assemblée générale des associés.
En cas de dépôt par voie électronique, ce délai est porté à 2 mois.
À noter : l’Assemblée générale chargée d’approuver les comptes annuels doit se réunir au plus tard dans les 6 mois suivants la clôture de l’exercice comptable (c’est-à-dire au plus tard le 30 juin de l’année N+1 pour les exercices clos au 31 décembre).
Quels sont les documents à transmettre ?
Les documents à déposer dépendent de la forme juridique de l’entreprise. Généralement, le représentant légal de l’entreprise (ou son mandataire : expert-comptable, avocat…) constitue un dossier comportant les documents suivants :
- le bilan comptable (actif et passif) ;
- le compte de résultat ;
- les annexes ;
- le rapport de gestion ;
- le procès-verbal de l’Assemblée générale faisant état de l’approbation des comptes ;
- le cas échéant, le rapport du commissaire aux comptes.
À noter : les entreprises qui s’opposent à la publication de leur compte de résultat peuvent joindre à leur dossier une déclaration de confidentialité.
Comment procéder au dépôt des comptes annuels ?
Depuis le 1ᵉʳ janvier 2023, le dépôt du dossier complet doit être effectué en ligne via le portail e-procedures, accessible sur le site du Guichet unique des formalités des entreprises.
Les comptes annuels sont ensuite automatiquement transférés au greffe du tribunal de commerce territorialement compétent. Une fois transmis au Registre National des Entreprises (RNE), le greffe du tribunal de commerce assure la publication des comptes annuels de l’entreprise au BODACC.
Des frais sont à prévoir selon le mode de dépôt choisi (en ligne ou en version papier) et la forme juridique de l’entreprise. Le coût du dépôt des comptes se situe généralement entre 45 et 50 euros.
Quelles sont les sanctions en cas de non-dépôt des comptes annuels ?
Les entreprises qui omettent de déposer leurs comptes annuels s’exposent à la fois à des sanctions pénales et civiles.
Sur le plan pénal, les sociétés encourent une amende pouvant aller jusqu’à 1 500 euros (3 000 euros en cas de récidive).
En matière civile, en cas de retard dans le dépôt des comptes, le président du tribunal de commerce peut, sur demande de tout intéressé, adresser à la société une injonction assortie d’une astreinte, incluant une pénalité pour chaque jour de retard.
En l’absence de régularisation, le président du tribunal de commerce peut constater l’absence de dépôt des comptes et, après enquête, décider d’engager une procédure d’alerte ou de liquidation judiciaire.